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古意人站长个人应用 GTD 5年的实例经验分享(长期更新)

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古意人站长从大学时开始接触GTD这种科学的任务分配及时间管理方法,到工作后不断应用GTD改进个人工作与生活,古意人也算一个小有心得的GTD实践者吧。本文汇集我个人学习及应用GTD过程中的经验,如果你目前对GTD一无所知,请先看古意人写的GTD科普文,绝对对你的生活及工作有巨大帮助。

Getting Things Done

延伸阅读:GTD是什么意思?有哪些优秀的GTD软件推荐?

关于参考资料

完成任务后,我们经常会通过该任务获得一些信息,这些信息有时候是我们要记住的,于是,该任务在GTD系统里转换为“参考资料”。那么,参考资料如何整理?

参考资料尽量整理到知识管理软件中,GTD是一个任务分配管理的方法,参考资料尽量不要长时间地堆积存放于GTD系统里面。

过多的参考资料堆积于GTD系统(特别是使用云同步GTD应用的),会造成系统臃肿,造成一种任务很多的假象,使人逐渐丧失对GTD系统的信心。要将参考资料与行动清单完全区分开,如果在清单里经常看到参考资料会造成混乱。

举例:

如果是纯粹的一些参考的东西,比如学校的校车时刻,这种参考的东西就不要写到GTD里面了,会混杂任务。
个人是放到evernote中,建立一个参考资料的文件夹(笔记本),专门用来存放这些平时可能会用到的参考资料。

关于收集箱里面的材料加工及分配清单

GTD初学者容易遇到的问题是不知道将收集箱里面的材料划分到哪个文件夹,如果将一些没有加工过的材料划分到“下一步行动”,会造成该清单长期无法消化,最终丧失对GTD系统的信心。

下面举几个收集箱的材料,大家看看怎么分配比较好。

“翻译lifehacker文章”

没有具体到哪一篇文章,这个不能作为任务(下一步行动),只能作为一个提醒(或备忘),或者归入一个改天的清单,等待进一步的孵化。将该任务划入下一步行动列表,会出现长期无法完成的情况。

“推特上关注一些有用的英文推特ID”

这个任务没有定量。不知道怎么样才算把这个任务完成了,你关注了10个ID之后,又觉得应该要关注更多的ID,所以这个任务很有可能一直保存在GTD系统里。这个任务应该进一步加工细化,目前应归入改天或者提醒清单。

PPT演示时的页码是怎么样设置的?

像这样的材料,如果是很重要的,比如现在手头必须要解决的,可以设置为下一步行动,但是还要进行纵向的加工,比如写入如何解决这个问题的方法。如果不是目前很紧急的事情,现在又没有想到解决办法,那么就可以设置成someday/maybe,也就是改天再看看吧的意思。

“买一本AUTOCAD的书籍来学习”

“买一本AUTOCAD的书籍来学习”是分类到buy文件夹还是工作文件夹?这个也不用纠结,急的话直接网上下单,不急的话就加入到buy文件夹或者工作文件夹都可以,反正你要一周检查一次清单。

隔两周清洗更换枕巾

这个其实就是一个提醒。没有必要设置严格的时间要求,只要想到再去做就行了。对于循环的任务,如果是两分钟能完成的,就用due day。如果两分钟内完成不了,而且任务时间要求不高,就使用start day。这个任务toodledo直接设置成start day就可以了,然后使用hide future task来隐藏显示。

每周清理鼻毛

这个跟上面的任务一样,感觉更多的是一种习惯的养成,只要保证每天照照镜子就可以了。这个任务toodledo也是直接设置成start day就可以了,然后使用hide future task来隐藏显示。

关于“等待”文件夹

waiting在原始的gtd系统中是指指派给别人的任务,等待对方返回消息。在toodledo中,根据我的个人习惯修改一下:

waiting用来指任务的相关行动已经做好,但是在等待结果,比如已经在百度知道上发帖,等待结果中,那么将该任务标记为waiting;

所有下一步动作都标记为next action(包括要分配给其他人的任务),如果任务已经分配好,那么就标记为waiting,追踪任务的完成情况。

关于“情景”(或称情境,context)

我有一个“电脑”的情景,但是下面的任务太多了,怎么办?

可以将电脑的情景细分,比如建一个“电脑-工作”、“电脑-宿舍”、“电脑-互联网”的情景。这里请记住一个划分任务的原则:

每个情景或文件夹清单下面的任务,请不要超出30条。多了就再进行分类,少了就合并到其他文件夹。

我有“宿舍”和“教室”两个情境,但是做作业既可以在教室也可以在宿舍,怎么分配

你就建立一个“学校”的文件夹就行了,不用纠结。

其他

吃完饭后不怎么想学习?想先做自己感兴趣的事

可以使用标签在toodledo中标记,这是标签的一种灵活应用。个人不是很建议使用标签,会使系统变得越来越复杂,我个人认为拿张白纸,建立一个“娱乐”清单,饭后不想学习,就看这个清单选择合适任务。

更新履历

2016.10.23 第一版



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