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如何使用word及excel制作班级台卡(名片、名牌)

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问题提出:给班级每位同学制作一张名片,该名片作为台卡放置在课桌上方便老师识别学生姓名。台卡需要具备的信息有:班级、座号、姓名、人生格言。如何使用office软件快速制作台卡呢?

相似需求:

大量发送平邮邮件,需要大量打印收件人姓名及地址;

班级给每个学生制作名牌台卡;

开会给每个领导制作台卡;

……

实际效果大致如下:

image

下面,跟随古意人的脚步,来看看怎么使用word及excel实现这个功能。

注:本文所使用的word及excel是微软2010版。

1、将数据录到excel中

还是以制作班级每个学生的名牌为例,首先,你必须将这些数据信息录入到excel中。

班级座号、姓名、人生格言,各占一列。格式如下,注意第一行的信息要有。

excel台卡数据

2、制作简易word模版

这一步要制作一个你即将打印出来的word台卡模版。比如下面这样:

word台卡模版

方法很简单,使用 插入形状 》矩形 即可,中间的三个框是要用来添加我们的文字信息的,所以记得将它们设置为可以添加文字,也就是转换为文本框。

要特别注意的是图形的大小与实际打印大小要匹配,可以查看最大的矩形的实际大小,不然最后打印出来太大或太小就完蛋啦。

3、将文本框与excel数据关联

这一步最关键。

选择菜单栏的 “邮件” 》 “邮件合并” 》“邮件合并分布向导”

邮件合并向导

在word右侧出现一个侧边栏,收件人“选择另外的列表”,找到你创建好的excel数据库文件。

选择excel列表

根据提示,一直点下方的下一步,直到邮件合并结束。

4、插入数据

这时候我们要给制作好的文本框添加文字信息了。

选择菜单栏的 “邮件” 》 “插入合并域”。

插入合并域

此时你会发现出现了我们excel表格的3列信息,就是我们excel表格的第一行。

分别将它们插入到我们创建好的文本框中。

5、更改台卡模版显示样式

数据插入好之后,我们可以根据需要更改文字的显示方式,比如字体颜色大小等信息。这时的调整都是针对所有同学的。

比如:

调整显示样式

此时在上方的设置选项里可以查看每一位同学的台卡了。

预览信息

你可以设置文本框的外框无轮廓,也可以给台卡填充背景图片,这些功能比较简单,大家自己点点鼠标就清楚了,这里不再赘述。

6、生成全班的台卡打印文档

选择 完成并合并 》编辑单个文档。

生成最终word打印档

这时就会生成一份新的word文档,该文档每一页就是一个学生的台卡,如果想对个别学生的台卡进行更改,请在这份word文档中更改。

这样我们就可以很方便地批量打印出全班学生的台卡名片了。



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