问题提出:给班级每位同学制作一张名片,该名片作为台卡放置在课桌上方便老师识别学生姓名。台卡需要具备的信息有:班级、座号、姓名、人生格言。如何使用office软件快速制作台卡呢?
相似需求:
大量发送平邮邮件,需要大量打印收件人姓名及地址;
班级给每个学生制作名牌台卡;
开会给每个领导制作台卡;
……
实际效果大致如下:
下面,跟随古意人的脚步,来看看怎么使用word及excel实现这个功能。
注:本文所使用的word及excel是微软2010版。
1、将数据录到excel中
还是以制作班级每个学生的名牌为例,首先,你必须将这些数据信息录入到excel中。
班级座号、姓名、人生格言,各占一列。格式如下,注意第一行的信息要有。
2、制作简易word模版
这一步要制作一个你即将打印出来的word台卡模版。比如下面这样:
方法很简单,使用 插入形状 》矩形 即可,中间的三个框是要用来添加我们的文字信息的,所以记得将它们设置为可以添加文字,也就是转换为文本框。
要特别注意的是图形的大小与实际打印大小要匹配,可以查看最大的矩形的实际大小,不然最后打印出来太大或太小就完蛋啦。
(20170126更新:这里要注意更改文字环绕形式,如果改为嵌入式,最后生成的文档一页word就会有很多台卡,如果再后面加入分节符,那么最后生成的台卡文档就是一页一个台卡)
3、将文本框与excel数据关联
这一步最关键。
选择菜单栏的 “邮件” 》 “邮件合并” 》“邮件合并分布向导”。
在word右侧出现一个侧边栏,收件人“选择另外的列表”,找到你创建好的excel数据库文件。
根据提示,一直点下方的下一步,直到邮件合并结束。
4、插入数据
这时候我们要给制作好的文本框添加文字信息了。
选择菜单栏的 “邮件” 》 “插入合并域”。
此时你会发现出现了我们excel表格的3列信息,就是我们excel表格的第一行。
分别将它们插入到我们创建好的文本框中。
5、更改台卡模版显示样式
数据插入好之后,我们可以根据需要更改文字的显示方式,比如字体颜色大小等信息。这时的调整都是针对所有同学的。
比如:
此时在上方的设置选项里可以查看每一位同学的台卡了。
你可以设置文本框的外框无轮廓,也可以给台卡填充背景图片,这些功能比较简单,大家自己点点鼠标就清楚了,这里不再赘述。
6、生成全班的台卡打印文档
选择 完成并合并 》编辑单个文档。
这时就会生成一份新的word文档,该文档每一页就是一个学生的台卡,如果想对个别学生的台卡进行更改,请在这份word文档中更改。
20170126更新:通过更改文字嵌入方式可以改变文档的台卡排版方式,具体见第2步。
这样我们就可以很方便地批量打印出全班学生的台卡名片了。