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将 excel 通讯录转换成纸张信封邮寄标签形式的方法

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古意人最近遇到的问题:学校要求将每个学生的成绩单寄到家里,学校只提供信封,封面要自己手写。古意人想,应该有办法可以实现直接打印出邮寄的标签信息的方法吧,然后直接贴到信封上不就可以了?

方法当然是有的,这里介绍一种比较简单的方法,人人都可以学会,先看一下最后生成的邮寄标签样式:

信封标签样式

word分左右两栏,个人认为这个标签样式还不错,简单了点,但是够用。

下面进入方法介绍:

1、先整理一份所有信息的excel表格文档

比如:学生姓名,家庭地址,家长姓名,家长手机号,寄件人信息。如下图所示:

excel 通讯录信息

2、把单元格加入“收件人”的字样信息

寄信人都是一样的,所有写好一个其他全部复制即可。家长是收信人,我们想在家长姓名后面加上“(收)”,或者在前面加上“收信人:”的字样,怎么做呢?

不管加前缀还是后缀,方法都是一样的,这个方法很简单,通用性也很好,推荐大家都掌握。(两个单元格内容合并到一个单元格,也可以用这种方法)

新建一列,假设我们要在家长姓名后面加“(收)”,在这新的一列里输入=E2&"(收)" ,意思很简单,大家照着改就是了。

excel 添加后缀

复制该列:

excel 添加后缀2

然后再将该列复制到原来的家长姓名这一列,需要注意的是,不能直接复制粘贴,要粘贴为数值(否则粘贴过去的就是一个函数)。

最后就是这样:

excel 添加后缀2

按照上面这个方法,大家可以灵活使用,加入前缀,加入后缀,两个单元格合并,不在话下。

3、将excel单元格转换成word标签格式

选中所需要的内容,复制或CTRL+C,前面最好多复制一列,这样转换成标签后,2个学生之间会有一个回车换行分开。

复制excel所有信息

新建一个word文档,粘贴。并选中整个表格(点击表格前的小方格),接着,菜单栏→表格→转换→表格转换成文本,文字分隔符选择“段落标记”。

excel转换为word文本

然后根据需要在Word里进行分栏,编辑页面(可以直接套用样式)就ok了。

总结

本文介绍了一种使用excel通讯录转换为信封邮寄标签的方法,这里面主要的难点在于单元格加前缀后缀,以及word中表格转换为文本的方法。该方法使用工具简单,难度不高,因为生成的标签的字体都是一样的,需要再单独进行编辑,所以该方法适合数据不多的情况。

古意人在搜索学习的过程中,发现了一些东西,在这里再跟大家分享:

1、有专门的通讯录软件可以直接生成信封标签样式,古意人没有深入研究这点;

2、excel可以直接导出成信封样式,方法在这里,比较麻烦,好处是无需用到word;



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